DIMAT Services Telefontipp Nummer 39 - Der Spontananruf

Spontanität bezeichnet beim Menschen eine Charaktereigenschaft, die uns häufig plötzlich handeln lässt. Dabei reagieren wir auf eine Eingebung und in einer für unsere Umwelt oft überraschende Art und Weise. So auch mit dem Telefon. Das Telefon ist ein Instrument, welches uns die Möglichkeit gibt, mal schnell den Anderen anzurufen um ihn nach Details zu fragen, Antworten auf Wissenslücken zu geben oder sich rückzuversichern. Im ersten Moment spricht auch nichts dagegen. Im zweiten Moment kostet diese Art der Vorgehensweise uns und den Gesprächspartner viel unserer kostbaren Zeit. Wann sind Spontananrufe also sinnvoll? Zum Beispiel während diverser Wartezeiten. Hier den einen oder anderen gut platzierten Spontananruf kann für alle Beteiligten sinnvoll sein. Richten Sie sich eine Liste für Spontananrufe ein. Das sind Anrufe welche nicht dringend aber wieder mal ganz sinnvoll sind. Wenn wir dann in unserer Liste auch die notwendigen Daten stehen haben, können wir den Anruf gezielt und schnell erledigen. Wenn Sie dabei das Gespräch mit dem Satz einleiten: Ich habe kurz Zeit um mit Ihnen folgende Fragen zu klären und gleich die nötigen Daten bereithalten, erledigen Sie lästige aber wichtige Aufgaben schnell.
Wann sind diese Spontananrufe weniger sinnvoll? Meistens, wenn Sie aus einer Emotion heraus geschehen. Wenn wir glauben, dass wir ohne diese Information jetzt nicht weiterarbeiten können. Wenn es bequemer ist, den anderen zu fragen, als selber nach zu schauen. Oft können solche Gespräche wegfallen. Das merken Sie spätestens wenn der Gesprächspartner nicht erreichbar ist und Sie trotzdem weiterarbeiten können. Häufig ist ein E-Mail effizienter. In solchen Situationen fragen Sie sich daher: Wenn ich heute nur noch ein Telefonat führen dürfte, wäre es dann dieses? Lautet die Antwort NEIN, dann können Sie getrost

a) ein E-Mail senden,
b) auf den geplanten nächsten Kontakt warten, oder
c) die Sache gleich selbst erledigen.
Die Lösung C) gilt übrigens bei ca. 70 % aller Spontananrufen. Greifen Sie immer dann zum Hörer wenn Sie die Antworten auf folgende Fragen haben:

1) Was ist das Ziel meines Anrufes?
2) Wer ist mein Ansprechpartner?
3) Welche Daten braucht mein Ansprechpartner um mir beim Erreichen meines Zieles helfen zu können?

Grundsätzlich ist ein Anruf umso erfolgreicher, desto besser ich vorbereitet bin. Um dies auch für meinen Gesprächspartner zu ermöglichen, hilft es ihm, wenn ich ihn per E-Mail auf unseren Anruf vorbereite und dabei mein Ziel genau definiere. Diese Vorgehensweise macht Anrufe effektiver und effizienter, besonders wenn Emotionen eine Rolle spielen.